Veiligheid en effectiviteit van coaching via Zoom

In dit nieuwsbericht informatie over de veiligheid en de effectiviteit van coaching via Zoom.

Veiligheid

Er is onrust ontstaan over de veiligheid van Zoom. Hieronder tips voor een veilig gebruik in een individuele sessie of in een groepssessie. En een overzicht van de beveiligingsmaatregelen die Odissea (Margreet van Persie) heeft genomen.

Individuele coaching:

  1. Je hebt als client die ik uitnodig voor een online sessie, GEEN account bij Zoom nodig. Je hebt de mogelijkheid om via de internetbrowser toegang te krijgen. Je hoeft Zoom dus niet te installeren.
  2. Gebruik Zoom op een apart apparaat, bijvoorbeeld een iPad of laptop. Je kunt dan op een ander apparaat (telefoon of tablet) je e-mail en andere apps raadplegen.
  3. Gebruik een apart apparaat, waarop geen privacygevoelige gegevens staan. Schakel functies zoals locatie delen, zoveel mogelijk uit.
  4. Deel je Zoom-link voor de online sessie niet met anderen.
  5. Cliënten krijgen voor hun online afspraak een link met een Meeting ID. Met die link krijg je toegang tot de wachtkamer in Zoom.
  6. Cliënten krijgen ook een wachtwoord om toegang te krijgen tot de sessie. Zonder wachtwoord geen toegang. Ik geef je dit wachtwoord vlak voor onze afspraak (via sms of whatsapp).
  7. Geef bij ‘Join the meeting’ je naam op zodat ik kan zien wie toegang tot de online sessie wil. Zonder een voor mij herkenbare naam, krijg je geen toegang.

Extra beveiliging door Odissea:

  1. In Zoom sla ik geen e-mailadressen van cliënten op. Het enige e-mailadres op Zoom is het adres van Odissea.
  2. Als extra beveiliging werk ik met een 2-staps verificatie zodat mijn Zoom-ruimte optimaal beveiligd is.

Extra beveiliging door cliënten:

  1. Heb je Zoom op je computer, tablet of telefoon geïnstalleerd, zorg dan dat de updates ook geïnstalleerd worden.
  2. Je kunt extra beveiliging regelen door op eigen kosten een VPN op je computer installeren. Zie voor meer informatie: https://www.vpngids.nl/vpn-info/wat-is-een-vpn/. Internetbrowser Opera heeft de mogelijkheid om in de browser een basis VPN in te stellen.
  3. Gedurende de tijd dat je Zoom niet gebruikt, kun je je camera met ondoorzichtig plakband afplakken.

Groepssessies:

  1. Voor elke online groepssessie is er in Zoom een wachtkamer gemaakt. Iedereen die wil deelnemen, komt eerst in de wachtkamer. De coach/facilitator bepaalt wie toegelaten wordt. Ongenode gasten hebben geen toegang tot de online sessie.
  2. Alle deelnemers aan een groepssessie moeten bij het aanmelden hun naam opgeven. Nu staat daar af en toe nog iPad of iets dergelijks. Alleen deelnemers die hun naam hebben ingevoerd, worden toegelaten. De coach/facilitator kan de deelnemers in de wachtkamer vragen om hun naam op te geven.
  3. Alle instellingen in Zoom zijn zo afgesteld, dat er zo weinig mogelijk risico’s zijn. Er kunnen bijvoorbeeld tijdens een sessie geen bestanden vanuit Zoom worden gestuurd.
  4. De file functie in de chatroom is uitgeschakeld. Deelnemers kunnen elkaar dus geen bestanden sturen.
  5. Alleen de coach/begeleider kan haar scherm delen. De deelnemers kunnen dat niet.

 

Effectiviteit van coaching via Zoom

Ik krijg veel vragen of online coaching – in mijn geval via Zoom – wel werkt. In 2007 ben ik begonnen aan mijn (jarenlange) opleiding bij The Institute for The Work of Byron Katie (Inquiry Based Stress Reduction) en later heb ik de opleiding Transformational Presence in Leadership and Coaching gevolgd bij het desbetreffende instituut geleid door Alan Seale. Beide Amerikaanse opleidingen heb ik deels live gevolgd op verschillende locaties in de wereld en ook voor een groot deel online, aanvankelijk via Skype en later via Zoom. In deze opleidingen ben ik zelf diepgaand gecoacht en heb ik honderden anderen mogen coachen. Meestal online. Mijn ervaring is dat online coaching zelfs effectiever en diepgaander is dan ‘gewone’ coaching. Vergelijk het maar met de volgende ervaring die we allemaal wel kennen. Je zit voor een wat langer ritje in de auto naast elkaar (chauffeur en passagier) – dus zonder elkaar voortdurend aan te kijken -. Heel vaak heb je dan een meer wezenlijk gesprek dan wanneer je tegenover elkaar zou zitten en elkaar voortdurend zou aankijken. In online coaching kan de client zijn/haar aandacht volledig naar binnen brengen waardoor de opbrengst van coaching groter wordt. Online coaching vul ik aan met mails en digitale oefeningen.

 

Aanbod gratis sessie via Zoom

Met ingang van 16 maart 2020 heb ik al mijn face-to-face afspraken (individueel en intervisiegroepen) vervangen door online coaching via Zoom met beeld en geluid. Te midden van Skype, Facetime en dergelijke is Zoom (betaalde versie) de enige tool die voldoet in termen van AVG (privacy). Deze werkwijze blijft van kracht zolang deze aansluit bij de richtlijnen van het RIVM en het kabinet.

We zijn met elkaar in vervelende en bijzondere omstandigheden terecht gekomen. Op de een of andere manier zullen we daarmee moeten omgaan. Mijn motto in coaching en in mijn leven is al heel lang ‘hoe verhoud ik me tot een imperfecte realiteit?’ Op dit thema worden we nu allemaal volop uitgedaagd en getest…

Misschien ervaar je stress in deze situatie. Mocht je hier echt last van hebben, neem dan gerust contact op. Dan wil ik je graag van dienst zijn met een werkwijze die heet Inquiry Based Stress Reduction. Ik bied je dan een gratis sessie via Zoom en je ontvangt van mij een aantal tools waarmee je de stress kunt reduceren. Je kunt hier contact met mij opnemen.

Voor nu wens ik ons allen een flinke dosis positieve energie, moed en vooral gezondheid.

 

 

Conflict-coaching

Samenwerken is niet eenvoudig. Samenwerken heeft te maken met (leren) omgaan met verschillen. Ieder mens kijkt, denkt en handelt anders. Terwijl we allemaal heel snel uitgaan van onze eigen ‘mindset’, die immers zo vanzelfsprekend lijkt.

 

Spanning of conflict

Soms wordt samenwerken moeilijk of zelfs onmogelijk door onderlinge spanning of conflict. Natuurlijk heeft iedereen manieren ontwikkeld om in zo’n situatie te ‘overleven’. Populaire manieren hebben te maken met onze reflexen: we gaan de discussie, de strijd aan; we leggen ons erbij neer, we negeren iets of iemand. Ofwel we hebben onszelf een professionele houding aangemeten. Dit wordt vaak als ‘goed’ gezien. Veel professioneel gedrag heeft echter een prijs: we zijn bezig onze negatieve en soms zelf explosieve gedachten (en gevoelens) binnen en onder controle te houden; dat levert een professioneel masker op en ook veel innerlijke druk.

 

Begeleidingsvorm

Ik bied een begeleidingsvorm voor twee (of meer) mensen die bereid zijn hun samenwerking op een duurzame manier te verbeteren. Deze begeleiding ziet er als volgt uit.

  1. Een gemeenschappelijke introductiesessie (ca 1,5 uur).
    Dit is een voorbereidende sessie van de betrokkenen met mij. De agenda van deze bijeenkomst omvat tenminste de volgende punten:
    • Kennismaking;
    • Na deze sessie maakt iedereen zijn/haar keuze of hij/zij aan het traject wil meedoen;
    • Ik ben beschikbaar als tenminste 2 mensen willen meedoen;
    • Tijdens deze bijeenkomst praten we niet over ‘het conflict’;
    • Ik geef informatie over het te volgen proces en de werkwijze;
    • Ik illustreer de werkwijze met enkele praktische modellen en praktijkvoorbeelden;
    • Afronding.
  1. De fase van (werk)afspraken.
  2. De deelnemers vullen elk een vragenlijst in. Hun antwoorden stellen mij in staat om zo dicht mogelijk bij hen aan te sluiten.
  3. Elke deelnemer heeft 4-6 wekelijkse individuele sessies (van elk ca 1,5 uur).
    Een deel van deze sessies kan via Skype plaatsvinden. Dit spaart reistijd en -kosten.
    Tussen de sessies in voeren de deelnemers praktijkopdrachten uit.
    In de laatste individuele sessie bereiden de deelnemers zich voor op de gezamenlijke finale sessie.
  1. Gemeenschappelijke finale sessie.
    Hierin staan centraal diepgaand luisteren, het ontvangen van feedback, het doen van een verzoek, het maken van afspraken voor een werkzame samenwerking.
  1. Na ca 2 maanden is er een individuele en/of gemeenschappelijke vooruitkom-bijeenkomst.

 

Resultaten

Als resultaten van deze intensieve begeleidingsvorm worden genoemd (meer) bewustzijn, zelfvertrouwen, het vermogen om binnen de eigen cirkel van invloed te blijven, het vermogen om oordelen op te schorten en om vragen te stellen. Daarnaast beschikken de deelnemers over een aantal tools die behulpzaam zijn voor effectieve communicatie.

Deze begeleidingsvorm werk ik uit als specifiek maatwerk op basis van uw vraag. Daarbij breng ik ook een offerte uit.